Requisitos para la inscripción de documentos                          d | g | r

 

 

Registro de Personas Jurídicas .

 

Sección Asociaciones Civiles y Fundaciones

 

1) Requisitos de presentación de personería jurídica

 

Asociaciones Civiles

1. Testimonio Notarial (en sellado notarial) del Acta de Asamblea fundacional con aprobación del estatuto completo que va a regir a la institución. Montepío Notarial (art.8 Arancel). Existe un formulario original del estatuto tipo que se puede adquirir en los lugares habituales de venta de otros formularios.-

2. Nota dirigida al Ministro solicitando la aprobación del estatuto y el reconocimiento de la personería jurídica suscrita por el Presidente o el Secretario de la institución con certificación notarial de firmas y contralor de la titularidad de esos cargos y declaración de:

a) La dirección de la institución y número de teléfono - fax y constitución de domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando (si es posible), número de teléfono - fax.

b) Las actividades concretas que está realizando la entidad en el marco del objeto social previsto en el estatuto.

c) Si la entidad tiene cantina o personal rentado y en caso afirmativo acreditar su inscripción en el Banco de Previsión Social y Dirección General Impositiva, agregando fotocopia autenticada del correspondiente formulario.

3. Documentación Social (Ver Instructivo) Presentación para su anotación, de los Libros: Actas de Asambleas, Actas de Comisión Directiva, Mayor de Caja, Registro de Socios y de Asistencia a las Asambleas.

4. En caso de instituciones asociadas fundadoras, acreditar el origen y vigencia de su personería jurídica y que las personas físicas que las representen estén facultadas para ello.

 

Fundaciones

1. Testimonio Notarial de primera copia de escritura de constitución; testimonio de acta notarial de constitución, protocolizada, o testimonio notarial por exhibición de testamento.

2. Acreditar patrimonio inicial.

3. Proyecto de estatutos, cuando no estuviere en el acto de constitución.

4. Nota Dirigida al Ministro solicitando la aprobación del estatuto y el reconocimiento de la personería jurídica, suscrita por los gestores o representantes de la institución. Se determinará la dirección de institución y número de teléfono - fax y se constituirá domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando (si es posible), número de teléfono - fax.

5. Documentación Social (Ver Instructivo) Presentación para su anotación, de los Libros: Consejo de Administración y Mayor de Caja.

Av.18 de Julio 1730 Piso 7mo. (Galería Notariado) Tel - Fax 2408.07.76

 

2) Reforma de estatutos


 

1. Testimonio notarial (en sellado notarial) del Acta de Asamblea (asociación civil) o Acta de Consejo de Administración (fundación), donde se aprueba la modificación del estatuto  Montepío Notarial (art.8 Arancel).

2.  Nota dirigida al Ministro solicitando la aprobación de la reforma suscrita por el Presidente o el Secretario de la institución con certificación notarial de firmas y contralor de la titularidad de esos cargos y la declaración de:

a) La dirección de la institución y número de teléfono - fax y constitución de domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando (si es posible), número de teléfono - fax.

b) Las actividades concretas que está realizando la entidad en el marco del objeto social previsto en el estatuto.

c) Si la entidad tiene cantina o personal rentado y en caso afirmativo acreditar su inscripción en el Banco de Previsión Social y Dirección General Impositiva, agregando fotocopia autenticada del correspondiente formulario.

  1. 3. Certificacion Notarial (Montepío Notarial art.6 Arancel), acreditando los requisitos cumplidos para la reforma del estatuto, en especial:

 

a) Convocatorias, de acuerdo al estatuto, detallando si correspondiere: publicaciones (diarios y fechas) y citaciones personales realizadas u otras formalidades según estatuto.

b)  Quórum:        

* cantidad de socios habilitados

*  cantidad de habilitados  presentes en cada convocatoria

* mayorías con las cuales se tomaron las resoluciones

c)  Cualquier otro requisito requerido por el estatuto.

d) En caso de instituciones asociadas, acreditar el origen y vigencia de su personería jurídica, así como que las personas físicas que las representen estén facultadas para ello.

 

4. Documentación Social (Ver Instructivo)

Presentación para su anotación, de los Libros: Actas de Asambleas, Actas de Comisión Directiva, Mayor de Caja, Registro de Socios y de Asistencia a las Asambleas o los que correspondan en caso de fundaciones.

 

3)  Disolución     

1. Testimonio notarial (en sellado notarial) del Acta de Asamblea (asociación civil) o Acta de Consejo de Administración (fundación), donde se aprueba la disolución de la entidad Montepío Notarial (art.8 Arancel).

2. Nota dirigida al Ministro solicitando la aprobación de disolución suscrita por el Presidente o Secretario de la institución, con la declaración de:

a) La constitución de domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando número de teléfono - fax.

b) Si la entidad tiene bienes, establecer el destino asignado, la naturaleza (dinero, muebles, inmuebles) y en el caso de inmuebles, N° de Padrón y ubicación.

3. Certificación Notarial. Ver numeral II) N° 2 y 3 4.

4. Documentación Social (Ver Instructivo) Presentación para su anotación, de los Libros: Actas de Asambleas, Actas de Comisión Directiva, Mayor de Caja, Registro de Socios y de Asistencia a las Asambleas o los que correspondan en caso de fundaciones.-

 

Instituciones con solicitudes pendientes en Inspección al 13/06/08

 

Las asociaciones civiles y fundaciones que al 13/06/08 tengan solicitudes pendientes en el Área de Inspección en su etapa inicial, podrán acogerse al procedimiento que rige desde el 16/06/08, según el siguiente detalle:

 

I) Reconocimientos de asociaciones civiles

 

1. NOTA dirigida al Ministro optando por el nuevo procedimiento suscrita por el Presidente o el Secretario de la institución con certificación notarial de firmas y contralor de la titularidad de esos cargos y declaración de:

a) La dirección de la institución y número de teléfono - fax y constitución de domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando (si es posible), número de teléfono - fax.

b) Las actividades concretas que está realizando la entidad en el marco del objeto social previsto en el estatuto.

c) Si la entidad tiene cantina o personal rentado y en caso afirmativo acreditar su inscripción en el Banco de Previsión Social y Dirección General Impositiva, agregando fotocopia autenticada del correspondiente formulario.

2. DOCUMENTACION SOCIAL (Ver INSTRUCTIVO) Presentación para su anotación, de los Libros: Actas de Asambleas, Actas de Comisión Directiva, Mayor de Caja, Registro de Socios y de Asistencia a las Asambleas.

3. En caso de instituciones asociadas fundadoras, acreditar el origen y vigencia de su personería jurídica y que las personas físicas que las representen estén facultadas para ello.

 

II) Reforma de estatutos de asociaciones civiles y fundaciones

 

1. NOTA dirigida al Ministro optando por el nuevo procedimiento suscrita por el Presidente o Secretario de la institución con certificación notarial de firmas y contralor de la titularidad de esos cargos y la declaración de:

a) La dirección de la institución y número de teléfono – fax y constitución de domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando (si es posible), número de teléfono - fax.

b) Las actividades concretas que está realizando la entidad en el marco del objeto social previsto en el estatuto.

c) Si la institución tiene cantina o personal rentado y en caso afirmativo, acreditar su inscripción en el Banco de Previsión Social y Dirección General Impositiva, agregando fotocopia autenticada del correspondiente formulario.-

 

2. CERTIFICACION NOTARIAL (Montepío Notarial art.6 Arancel) detallada en el ordinal 1 y de requisitos cumplidos para la reforma del estatuto, en especial:

 

a) Convocatorias, de acuerdo al estatuto, detallando si correspondiere: publicaciones (diarios y fechas) y citaciones personales realizadas u otras formalidades según estatuto.

b) Quórum: * cantidad de socios habilitados * cantidad de habilitados presentes en cada convocatoria * mayorías con las cuales se tomaron las resoluciones

c) Cualquier otro requisito requerido por el estatuto.

d) En caso de instituciones asociadas, acreditar el origen y vigencia de su personería jurídica, así como que las personas físicas que las representen estén facultadas para ello.

 

3. DOCUMENTACION SOCIAL (Ver INSTRUCTIVO) Presentación para su anotación, de los Libros: Actas de Asambleas, Actas de Comisión Directiva, Mayor de Caja, Registro de Socios y de Asistencia a las Asambleas o los que correspondan en caso de fundaciones.

 

III) Disolución de asociaciones civiles y fundaciones

 

1. NOTA dirigida al Ministro optando por el nuevo procedimiento suscrita por el Presidente o Secretario de la institución, con la declaración de:

a) La constitución de domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando número de teléfono - fax.

b) Si la entidad tiene bienes, establecer el destino asignado, la naturaleza (dinero, muebles, inmuebles) y en el caso de inmuebles, N° de Padrón y ubicación.

2. CERTIFICACION NOTARIAL. Ver numeral II) N° 2 y 3

3. DOCUMENTACION SOCIAL (Ver INSTRUCTIVO) Presentación para su anotación, de los Libros: Actas de Asambleas, Actas de Comisión Directiva, Mayor de Caja, Registro de Socios y de Asistencia a las Asambleas o los que correspondan en caso de fundaciones.

INSTRUCTIVO

 

Disposiciones a tener en cuenta por las Instituciones en lo referente a la documentación social.

 

Requisitos Generales

 

1) Los libros pueden llevarse:

a) en forma manual, debiendo escriturarse con tinta o birome, foliarse y tener hojas fijas, no movibles, para garantizar la seguridad de los mismos o,

b) en forma computarizada, pegándose las hojas en un libro de tapas duras, y debiendo estar foliadas y ligadas cada una con la firma del Presidente y Secretario.

2) Las Memorias y Balances aprobados por la Asamblea Ordinaria cuando deban ser acreditados, lo serán con la transcripción en el libro respectivo o exhibición de los ejemplares correspondientes.

3) Los Actos Eleccionarios se acreditarán mediante la presentación de:

a) designación de Comisión Electoral.

b) exhibición de listas originales en las cuales conste la firma aprobatoria de los candidatos y de los socios adherentes si correspondiere.

c) actas de la Comisión Electoral.

4) Las fundaciones deberán acreditar el patrimonio inicial.

5) En el caso de anotación de libros subsiguientes, se deberán acompañar los libros inmediatos anteriores.

6) En caso de que los libros se lleven en forma manual, los testimonios notariales de las actas necesarios para la solicitud de reconocimiento, de reformas de estatutos o de disolución, deberán presentarse en forma mecanografiada.

Requisitos de los libros

A partir del 1º de setiembre los libros deberán presentarse escriturados de acuerdo a lo que se indica a continuación

Libro de Asambleas:

El acta fundacional deberán ser firmada (con aclaración de firma) por todos los socios concurrentes y en especial las personas designadas para ocupar cargos de Comisiones Directiva y Fiscal. Las actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias deberán contener:

1°) Lugar, fecha y hora.

2°) Si se reunió en 1ª., 2ª o 3ª convocatoria.

3°) Quórum

4°) Orden del día

5°) Desarrollo de temas y aprobación (indicando las mayorías)

6°) Designación y firma por asambleístas

 

Libro de Actas de Comisión Directiva: Las actas deberán contener:

1°) Fecha, hora y lugar de la reunión.

2°) Nombre de los directivos presentes, constancia y motivo de los ausentes

3°) Quórum

4°) Lectura y aprobación del acta anterior.

5°) Orden del día

6°) Desarrollo de los temas y aprobación (indicando las mayorías)

7°) Deberán ser firmadas por Presidente y Secretario. Las reuniones deberán efectuarse con la periodicidad que indican los estatutos aprobados.

 

Libro Mayor de Caja

a) Debe contener cinco columnas: Día Concepto Debe (o Ingresos) Haber (o Egresos) Saldo

b) Se hacen cierres mensuales y se saca el saldo del mes, para empezar al mes siguiente con el saldo anterior.

c) No puede ser corregido, tachado o raspado.

d) Cada asiento en el libro debe estar respaldado por un comprobante.

e) Cuando el volumen contable lo justifique, se podrá llevar en hojas sueltas computarizadas, las que deberán estar prenumeradas (no por la computadora) y tendrán que encuadernarse cada seis meses. Las instituciones que lleven cuenta bancaria, deberán exhibir el último estado de cuenta. Las que tengan personal rentado, deberán presentar Planilla de Trabajo del M.T.S.S. y último recibo del pago al B.P.S. Las instituciones que tengan cantina y sea usufructuada por concesionario, deberán presentar contrato vigente y los aportes del concesionario al B.P.S. y D.G.I.-

 

Libro de Registro de Socios:

Deberá contener cuatro columnas: Nombre Dirección Fecha de Ingreso Fecha de Egreso Los socios concurrentes al acto fundacional llevarán la fecha de dicho acto y los que ingresen posteriormente la fecha en que son aceptados por actas de Comisión Directiva, al igual que los egresos. En caso de que además, la Institución cuente entre sus socios a personas jurídicas, en este registro deberá constar también el nombre de los representantes y fecha que acredita la vigencia del mandato correspondiente.

 

Registro de Asistencia a Asambleas:

Se deberá llevar, un registro de asistencia (libro o cuaderno), con la firma de los socios habilitados concurrentes.

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